Нижегородский центр переводов

8 (831) 419-19-45

Пн-Вс: 9:00-19:00

г. Нижний Новгород
Нагорная часть: Пискунова, 27
Заречная часть: Советская, 18Б

notaryseal.jpg

Апостилирование и легализация документов

Для использования документов об образовании или гражданском состоянии за границей требуется их правильно легализовать, то есть признать их действующими на территории другой страны.

Для упрощения этого процесса была введена международная стандартизированная процедура – апостилирование. Как, где и зачем нужно ставить штамп «Апостиль» на свои документы вы узнаете у специалистов нашего Центра переводов «Логика» и в статье ниже.

Что такое апостиль?

Апостиль – это специальный квадратный штамп, проставляемый на оригиналы документов или их нотариально заверенные копии. Он удостоверяет законность и действительность документа на территории иностранного государства.

Форма штампа и сведения, которые должны быть в нем указаны, установлены Гаагской Конвенцией от 05 октября 1967 года и являются обязательными для всех стран.

Апостиль принимается только теми странами, которые подписали или присоединились позже к Гаагской Конвенции. Для других стран потребуется выполнить консульскую легализацию согласно их законодательству, и штамп Апостиль на их территории считается недействительным.

Как выглядит апостиль и какая информация в нем указана?

В тексте апостиля обязательно указывается следующая информация:

  1. Страна, которая выдала апостиль (и зачастую – оригинал документа, к которому выдан апостиль)
  2. Фамилия подписавшего лица
  3. Должность подписавшего лица
  4. Название учреждения или юридического лица, которое скрепило штампом или печатью оригинальный документ
  5. Название города, в котором проставлен апостиль
  6. Дата апостилирования
  7. Название учреждения или имя и должность лица, уполномоченного на проставление апостиля
  8. Номер апостиля
  9. Печать или штамп апостилирующего учреждения
  10. Подпись должностного лица, его имя и должность.

Язык апостиля

Обычно апостиль составляется на государственном языке страны, выдавшей апостиль (например, в России апостиль выдается на русском языке). Реже встречаются двуязычные или многоязычные апостили (дополнительно дается перевод на английский и/или французский языки). Однако во всех странах заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» дается только на французском языке.

Если апостиль выдан только на русском языке, принимающий иностранный орган может потребовать перевести его на их официальный язык для проверки сведений в нем.

Какие органы проставляют апостиль?

Апостиль проставляется в различных ведомствах РФ в зависимости от вида оригинального документа:

  • в Министерстве юстиции Российской Федерации и его региональных филиалах;

  • в Министерстве образования и науки Российской Федерации и его региональных филиалах;

  • в региональных управлениях по делам ЗАГС;

  • в Министерстве внутренних дел Российской Федерации и его региональных филиалах;

  • в Федеральном архиве;

  • в Министерстве обороны Российской Федерации.

В каждом учреждении свои требования по представлению документов для апостилирования и различные сроки оказания услуг. В среднем, время обработки запроса от 1 дня до 45 дней. Размер госпошлины за проставление апостиля составляет 2500 рублей, однако ведомства вправе взимать дополнительную плату за срочность, запросы в архивы или другие услуги, связанные с проставлением апостиля.

Апостиль принимают не во всех странах, и он может быть проставлен не на все документы. Перечень государств, признающих апостиль, а также правила его применения закреплено Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года.

Документы, которые следует апостилировать

  • Документы об образовании

Апостиль проставляется на аттестаты, дипломы о средне-специальном образовании, дипломы о высшем образовании и профессиональной переподготовке, дипломы доцента, кандидата и доктора наук, академическую справку и личное дело учащегося, а также их дубликаты.

Обратите внимание, что апостиль проставляется только на документы государственного образца и выданные государственными учреждениями образования. В ином случае, апостилирующий орган имеет право отказать в выдаче апостиля.

Документ должен быть получен в России (если он получен после 1991 года) или в РСФСР или любой союзной республике (если документ получен до 1991 года)

Апостиль проставляет ведомством вне зависимости от региона выдачи документа, но это может повлиять на общее время оказания услуги. Учреждение обязано выполнить запрос в ваше образовательное учреждение или в архив с целью подтверждения факта обучения, и если ваш вуз находится в другом регионе, может потребоваться больше времени для обработки запроса.

Апостиль на образовательные документы зачастую можно проставить только при личном посещении владельца документа или его представителя по нотариальной доверенности.

  • Документы о гражданском состоянии

Чаще всего апостилируются свидетельства о рождении, заключении брака, разводе, перемене имени, смерти, справки об отсутствии брака или выписки из архивных записей органов ЗАГС, в том числе и дубликаты ранее уже выданных документов.

Апостиль проставляется на оригинал документа только в том регионе, в котором он был выдан.

Апостилирующий орган вправе отказать в апостилировании свидетельства старого образца (книжечкой, которую выдавали в СССР), если печать на нем уже выцвела и нечитаема или имеются пятна или затертости, которые мешают прочтению сведений в свидетельстве. В этом случае требуется сделать дубликат документа в органе ЗАГС и проставить апостиль уже на него.

  • Справки о судимости / об отсутствии судимости

Апостиль на справку о несудимости/наличии судимости можно проставить только в территориальном отделении МВД РФ или в Главном информационно-аналитическом центре МВД России в Москве.

Однако не все справки о несудимости можно апостилировать. В обработку принимаются только справки с живой подписью и мокрой (синей) печатью, выданные в региональном филиале МВД России. Справки с электронной подписью, полученные через МФЦ или электронный портал Госуслуги, не апостилируются.

  • Судебные документы

Апостиль на судебные решения, приговоры, постановления, а также копии, заверенные секретарем можно поставить в Министерстве юстиции РФ или в его территориальном отделении.

Апостиль проставляется на оригинал документа только в том регионе, в котором он был выдан. Также важно отметить, если требуется проставить штамп «Апостиль» на решение или приговор, то на нем должна быть отметка о его вступлении в законную силу.

  • Нотариальные копии и доверенности

Штамп «Апостиль» на документы, которые составлены и скреплены печатью российского нотариуса, проставляется в Министерстве юстиции РФ или в его территориальном отделении. Таким образом, вы сможете апостилировать согласие, доверенность, разрешение, заявление, документы по наследственному делу, аффедевиты и нотариальные копии почти любого документа.

Однако региональные управления юстиции принимают в работу документы, подписанные и скрепленные печатью нотариуса того же региона. В противном случае ведомство имеет право отказать в апостилировании.

  • Иные документы

Такие документы как паспорт, трудовая книжка, справки из паспортных столов о регистрации по месту жительства или составе семьи, справки с места работы, военные билеты, медицинские справки апостилируются только в виде нотариальных копий в Министерстве юстиции.

Также в Министерстве юстиции и его региональном управлении апостилируются сертификат специалиста и свидетельство об аккредитации врача. Основанием для этого является тот факт, что эти официальные документы лишь свидетельствуют о праве работы по определенной специальности.

Важная информация об Апостиле

  • Мне отказывают в апостилировании. Что делать?

В первую очередь необходимо получить полный ответ от ведомства о причинах отказа в получении услуги апостилирования в письменной форме.

Орган вправе отказать в проставлении штампа «Апостиль» если:

  1. Документ выдан не России (после 1991 года) или не на территории СССР (до декабря 1991 года). В этом случае требуется обратиться в орган той страны, где был выдан оригинальный документ.

  2. Документ негосударственного образца. В этом случае возможно апостилирование нотариальной копии этого документа в Минюсте РФ.

  3. Документ неправильно оформлен или в плохом состоянии, нечитаема печать или часть сведений в документе, документ разорван частично или полностью. Для получения апостиля потребуется получить дубликат документа.

  4. Ведомство не имеет право проставить Апостиль на документ этого типа. В этом случае потребуется дополнительно подготовить документ для апостилирования или подать запрос в другое ведомство. Также возможно, что страна, в которую отправится документ, не участвует в Гаагской конвенции и требует полную консульскую легализацию.

Наши специалисты проконсультируют Вас по всем интересующим вопросам и предупредят о возможных рисках отказа в проставлении штампа, а также сообщит требуется ли интересующую страну апостиль или консульская легализация.

  • Иностранный орган требует двойное апостилирование

Двойное апостилирование или «Двойной апостиль» - это процедура, когда сначала проставляется апостиль на оригинал документа, а потом – на его нотариально заверенный перевод в Минюсте. Такие требования встречаются в официальных учреждениях Бельгии, Нидерландов, Чили, Австрии, Финляндии, Швеции и некоторых других.

  • Что лучше апостилировать: оригинал документа или его копию, до или после перевода?

Информацию о том, какой документ нужно апостилировать лучше всего узнавать у ведомства, в который планируется предоставить документ. Если вы решили самостоятельно подготовить документы для дальнейшего переезда за границу мы советуем проставлять апостиль на оригиналы документов, если это возможно.

Паспорта, трудовые книжки, справки и выписки можно апостилировать только в виде копий, заверенных у нотариуса.

  • Взаимопризнание документов без апостиля и легализации

С рядом стран Россия имеет дополнительные договоры о взаимном признании документов из апостиля и консульской легализации. В этом случае для использования ваших документов требуется только их официальный перевод, заверенный у нотариуса.

В список стран входит большинство государств СНГ (Азербайджан, Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Туркмения, Таджикистан, Узбекистан), Испания (в отношении документов из органов ЗАГС), Грузия и некоторые другие.

Наши специалисты смогут сообщить вам информацию о необходимости проставления Апостиля или наличии такого договора.

Как мы работаем?

  1. Вы предоставляете нам оригиналы документов и оплачиваете услугу. Мы гарантируем сохранность ваших документов. До оказания услуги наши сотрудники проверят, подойдет ли в вашем случае апостиль и сообщат, какие дополнительные шаги могут потребоваться для полной легализации ваших документов.

  2. Мы проставляем апостиль в течение 3 дней. Возможна ускоренная процедура апостилирования документов – уточните у наших специалистов при подаче документов.

Готовые документы вы сможете забрать в нашем офисе. За дополнительную плату мы направляем документы по вашему адресу курьером.

Спасибо! Данные успешно отправлены.

Ошибка! Что-то пошло не так.